今回は、私学教員のお仕事①
【電話応対】についてお伝えします。
ちなみに私は、新卒１年目で私学教員になりましたが、
一番始めに学年主任の先生から教わったことが
電話応対でした。
電話応対
１番に取る
電話が鳴ったら、どの教員よりも早く(という心掛けで)、
受話器を取ります。
(学年主任席に電話がある場合もあり、職場によります。)
これから先、若手は特に、先輩教員にフォローされることも多いので、
できることから進んで引き受けましょう。
大抵、伝言を承るか、他の先生に代わることが多いです。
※早く取る＝早く対応(早口で)ではありません。
電話を取ってからは、焦らず、ゆっくりと、正確に、対応しましょう。
担当の先生に代わる
担任の先生から「私が〇〇さん（保護者）のは取るから」と言われる場合もあります。
また、保護者の方から、「〇〇先生お願いします。」と言われる場合もあります。
その際には、素早く受話器を代わり、
臨機応変に対応しましょう。
明るく挨拶
電話始め
朝、電話がかかってきた際は、
「おはようございます。〇〇中学高等学校、中学(高校)△年◆◆でございます。」
と明るく、高めの声で言いましょう。
また、電話を変わる際などに、
相手を待たせていたら、「お待たせいたしました。」と一言入れると良いです。
電話終わり
電話の終わりには、「では、◆◆が承りましたので。失礼いたします。」と締めましょう。女子校の先生は、「ごめんください。」と締めくくる先生も多かったです。
いずれも「失礼いたしま-す。」「ごめんくださ-い。」と語尾を少し長くすると、
柔らかく優しい響きになります。
最後は、保護者の方が切ってから電話を切る(という意識で)います。
クッション言葉
保護者の方にこちらから頼む際に、「恐れ入りますが」「お手数ですが」「失礼ですが」と一言添えると良いです。
例えば、「恐れ入りますが、もう一度お名前を確認させていただいてもよろしいでしょうか？」などです。その後、「ありがとうございます。」も忘れずに言いましょう。
メモする
電話にも出る際、色々な担任の先生への伝言が多くなります。
必ずメモして、担当の先生に伝えるようにしましょう。
メモ用紙
付箋サイズのメモ、または、学校の電話伝言用の用紙を用意します。
メモすべきこと
- 日付
- 名前(保護者・生徒)
- 所属クラス(生徒)
- 時間(電話を受けた)
- 内容
をメモしましょう。
日付
電話を受けた日の日付を書きます。
名前の確認
生徒の名前は、名字が被る生徒がクラスにいる場合もあるため、確認しましょう。
「〇〇（生徒氏名）の母ですけれど」と言うお母さんに続いて、
「〇〇さんのお母様でいらっしゃいますね。お世話になっております。」と言います。
実は、名前を復唱することで、
担当の先生に電話を代わりたい際や、
他の先生へ助っ人を頼む際に、
どなたからの電話なのか周囲の先生と情報を共有することで、
その後の対応がスムーズにいきます。
名前の書き方
メモには、生徒の氏名(カタカナ)＋保護者(父・母)で書くと、早く書けて良いです。
例）オオサワ カレン(母)
ミカミ ユウヤ(父) など。
また、生徒の名簿が手元や目に見える場所にあると、名簿と照らし合わせながら、名前も確認できるので、オススメです。
内容の復唱
電話は、声だけの伝達であるため、間違う場合があります。
特に、朝の時間帯、連絡が沢山入って、忙しい時に要注意です。必ず復唱して、確認しましょう。
また、インフルエンザであるかないか等、出欠管理等の対応が変わってくるものには注意が必要です。たとえ伝言内容のメモが取れてたとしても、確認のため、復唱しましょう。
ちなみに、私は一度、この確認を怠り、先輩教員にかなり怒られました...汗
伝言メモの渡し方
担当の先生がその場にいない場合は、担当の先生の机上で目に付くところに置きましょう。
また、担任の先生への伝言で、担任の先生がお休みの場合、代わりに担当する副担任の先生の机上へ置きます。
担当の先生が席にいる場合は、口頭で内容を伝えながら、メモを渡しましょう。
まとめ
電話応対では、声だけの伝達になるため、
明るい挨拶をすることで、印象をよくしましょう。
また、伝言に間違えのないよう、復唱し、確認をとりましょう。
これだけ、おさえていれば大丈夫です！
丁寧にやろうと頑張っている姿は、受話器の向こうの相手にも伝わります。
敬語など、多少間違えても、始めは大丈夫です。
はじめから、全てできる人はいないので、経験を積みながら、覚えていきましょう!
p.s. 未来の学校では、
PC上で出欠連絡を済ませるなど、
連絡手段が教員の負担の減る方向へ変わるかもしれません。
ただ、緊急時など、電話での応対も必要だと思うので、
その際に是非、活用してください！
以上、私学教員のお仕事①【電話応対】
についてお伝えしました。
新任教員、教員志望者の方に、
少しでもお役に立てれば、幸いです。
